關于《2023年公司（修訂）條例》的常見問題

2023-05-04 16:33:34

《2023年公司（修訂）條例》(下稱《修訂條例》)已于2023年4月28日起實施，給予公司彈性以不同方式舉行成員大會?！缎抻啑l例》的一些常見問題如下。

訂立《修訂條例》的目的是什么？
《修訂條例》旨在給予公司更大彈性，靈活舉行全虛擬或混合式成員大會。
根據《公司條例》（第622章）第584條，公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技，在2個或多于2個地方舉行成員大會。但《公司條例》沒有對公司以全虛擬方式，或以虛擬和實體混合方式舉行成員大會作出提述。
《修訂條例》旨在使《公司條例》和《公司（章程細則范本）公告》（第622H章）更切合時宜，以明確容許公司舉行全虛擬成員大會而無須成員到指定實體場地出席大會；以及以虛擬和實體方式舉行成員大會（即混合式成員大會）。

《修訂條例》的要點是什么？
《修訂條例》的要點包括：
（a）加入「虛擬會議科技」的定義；
（b）訂明向成員發出的或在網站上公布的成員大會通知，須指明（但不限于）舉行該大會的實體場地或用以舉行該大會的虛擬會議科技，或上述兩者；
（c）訂明除非該公司的章程細則明文阻止使用虛擬會議科技舉行成員大會，或規定成員大會僅可在實體場地舉行，否則成員大會的通知可指明用以舉行該成員大會的虛擬會議科技；
（d）列出舉行成員大會的方式；
（e）厘清當公司的成員大會是在2個或多于2個實體場地舉行時，不論該大會是否亦使用虛擬會議科技舉行，該公司須使用任何科技，以容許該公司身處不同實體場地的成員，可在該大會上聆聽、發言及表決；及
（f）訂明使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該成員大會的人，須視為在席。

《修訂條例》是否適用于所有公司？
否?！缎抻啑l例》只適用于根據《公司條例》（第622章）成立及注冊的公司（即本地注冊成立的公司）。

公司可以用什么方式舉行成員大會？
《公司條例》（第622章）第583A條列出舉行成員大會的方式。在符合公司本身的章程細則的條文下，公司可以下列方式舉行成員大會：
1、在實體場地舉行（即實體大會）；
2、使用虛擬會議科技舉行（即全虛擬大會）；或
3、同時在實體場地及使用虛擬會議科技舉行（即混合式大會）。

對于舉行全虛擬或混合式成員大會所使用的虛擬會議科技方面有何規定？
根據《公司條例》（第622章）第547(1)條，「虛擬會議科技」的涵義如下：凡某項科技容許任何人在沒有在場出席會議的情況下，仍可在該會議上聆聽、發言及表決，該項科技即屬虛擬會議科技。因此，用以舉行全虛擬或混合式成員大會的虛擬會議科技必須容許出席該成員大會的人在該會議上聆聽、發言及表決。

公司持份者的利益會否因舉行全虛擬或混合式成員大會而受到影響？
無論公司選擇舉行虛擬還是混合式成員大會，均須確保大會的合法參加者能使用大會采用的科技在會上聆聽、發言和表決，因此，公司持份者的利益不會因成員大會的舉行方式而受到影響。此外，《公司條例》（第622章）和普通法就成員大會舉行事宜所訂的保障措施，會適用于全虛擬或混合式成員大會。

如成員大會是在2個或多于2個實體場地舉行，對于用以舉行該大會的科技方面，有何規定？
根據《公司條例》（第622章）第584(1)條，當公司的成員大會是在2個或多于2個實體場地舉行時（不論該大會是否亦使用該大會的通知所指明的虛擬會議科技舉行），該公司須使用任何科技，以容許該公司身處不同實體場地的成員，可在該大會上聆聽、發言及表決。

如公司擬舉行全虛擬成員大會或混合式成員大會，成員大會的通知應就舉行成員大會的方式指明哪些資料？
根據《公司條例》（第622章）第576(1)條，該公司須確保成員大會的通知指明（但不限于）舉行該大會的實體場地，或用以舉行該大會的虛擬會議科技，或上述兩者。

如公司擬舉行全虛擬或混合式成員大會并在網站上提供成員大會的通知，那么，公司知會其成員指有笑通知在有矣網站上提供的該項知會，應就舉行成員大會的方式指明哪些資料？
根據《公司條例》（第622章）第573(2)條，凡有關公司知會其成員，指有關大會通知在有關網站上提供，該項知會須指明（但不限于）：
1、如該通知僅指明舉行該成員大會的實體場地 — 該實體場地；
2、如該通知僅指明用以舉行該成員大會的虛擬會議科技 — 該虛擬會議科技；及
3、如該通知同時指明該成員大會的實體場地及用以舉行該成員大會的虛擬會議科技 — 該實體場地及該虛擬會議科技兩者。

如某公司的章程細則提述成員大會的一個或多個舉行地點，該公司是否必須修改其章程細則，才可按照《修訂條例》靈活行事，以舉行全虛擬或混合式成員大會？
否。即使某公司現時的章程細則提述成員大會的一個或多個舉行地點，除非公司的章程細則明文阻止使用虛擬會議科技舉行成員大會，或規定成員大會僅可在實體場地舉行，否則該公司可以使用虛擬會議科技舉行成員大會而無須修改其章程細則（請參閱《公司條例》（第622章）第583A(3)條）。

如某公司的章程細則的某條文所具有的效力，是規定成員大會的通知須指明舉行該成員大會的實體場地的，該條文會否被視為規定成員大會僅可在實體場地舉行？
不會。凡該公司的章程細則的某條文所具有的效力，是規定成員大會的通知須指明舉行該成員大會的實體場地的，則該條文本身并不規定成員大會僅可在實體場地舉行（請參閱《公司條例》（第622章）第583A(3)(b)條）。

如某公司的成員使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該成員大會，該成員會否被視為在席？
會?！豆緱l例》（第622章）第585(4A)條訂明凡任何人使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該成員大會，則該人在如此出席該成員大會時，須視為在席。

《公司(章程細則范本)公告》( 第622H章)附表1至3所訂明的章程細則范本的主要修訂是什么？
《公司（章程細則范本）公告》（第622H章）附表1、2及3中分別載有的章程細則范本的主要修訂包括：
1、加入新訂「虛擬會議科技」的定義，其涵義如下：凡某項科技容許任何人在沒有在場出席會議的情況下，仍可在該會議上聆聽、發言及表決，該項科技即屬虛擬會議科技。
2、成員大會的通知須指明（但不限于）舉行該大會的實體場地，或用以舉行該大會的虛擬會議科技，或上述兩者。
3、如在以下情況下，某人即屬使用虛擬會議科技出席成員大會：
（a）該人使用該大會的通知所指明的虛擬會議科技；及
（b）該人能夠在該大會上行使發言權及表決權。
4、使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該大會的人，須視為在席。
5、如成員大會因法定人數不足而延期，而該大會不是應成員的請求召開的，董事須決定（但不限于）舉行經延期的成員大會的實體場地，或用以舉行該經延期的大會的虛擬會議科技，或上述兩者。
6、當主席將成員大會延期時，須指明（但不限于）舉行經延期的成員大會的實體場地，或用以舉行該經延期的大會的虛擬會議科技，或上述兩者。
7、如沒有經延期的成員大會的通知發出，凡使用董事所決定的虛擬會議科技或主席所指明的虛擬會議科技出席該經延期的大會的人，須視為在席。

在召開全虛擬或混合式成員大會時，有甚么事項需要特別注意？
為了提醒公司在召開全虛擬或混合式成員大會時須注意的事項，公司注冊處已發出《公司舉行虛擬或混合式成員大會的良好作業模式指引》（下稱「《指引》」），《指引》旨在就本地注冊成立的公司舉行全虛擬或混合式成員大會，提供一般資訊及良好作業模式。詳情請參閱《指引》。

在《修訂條例》實施后，本地注冊成立的公司是否可以繼續舉行實體成員大會？
《修訂條例》旨在給予公司足夠彈性，因應本身的情況和需要，暢順而有效地處理公司事務?！缎抻啑l例》并沒有廢除在實體場地舉行成員大會的方式（即實體成員大會）。公司應選擇最適當的成員大會舉行方式，除須根據法例及公司本身的章程細則的規定召開有效的會議之外，亦須考慮實體會議是否仍是最適當的方式，抑或是舉行全虛擬或混合式成員大會，更能促進與成員的溝通和盡量提高成員的參與程度。

公司應如何決定舉行成員大會的方式？
不論是以實體、虛擬或混合方式舉行成員大會，均沒有一個可完全符合所有公司需要的方式。歸根究底，公司在決定舉行成員大會的方式時，應旨在促進與成員的溝通、鼓勵他們參與成員大會，并且在已考慮成員的最大利益的情況下，選擇以最合適的方式舉行成員大會。公司不應利用舉行成員大會的方式作為手段，來管理出席情況或限制成員參與成員大會和提問。